Serviços ao setor público: o que muda no IBS e na CBS

Da medição ao recebimento: o que muda

A regra geral do IBS e da CBS é o regime de competência: o imposto é devido quando o documento fiscal é emitido, independentemente de quando o cliente paga. Nas prestações de serviço e nas vendas para o setor público, a Lei Complementar nº 214/2025 (art. 10, § 2º) muda esse ponto — o fato gerador passa a ser o efetivo recebimento do pagamento, não mais a medição do serviço ou a entrega do bem.

Na prática, isso evita que a empresa precise recolher o imposto antes de receber pelo que forneceu — uma situação comum em contratos com órgãos públicos, em que o prazo entre a prestação do serviço e o pagamento costuma ser mais longo. Enquanto o pagamento não chega, o valor do imposto fica suspenso; ele só passa a ser lançado como devido quando o dinheiro entra.

Não se trata de uma redução de alíquota decorrente do regime de caixa — a regra altera principalmente o momento da tributação. O valor efetivamente devido deve considerar a alíquota aplicável na data do pagamento; a empresa só não precisa antecipar o recolhimento antes de receber.

O documento fiscal em duas etapas

Para que esse controle funcione, o documento fiscal da operação passa a ser emitido em dois momentos separados.

Se o documento fiscal do recebimento não for emitido depois que o pagamento é recebido, a empresa fica com o fato gerador ocorrido e o imposto não declarado — uma situação que pode gerar autuação, mesmo sem má-fé, só por falha de controle no sistema.

Os campos que não podem faltar no documento

A aplicação correta do regime de caixa depende do preenchimento técnico do documento fiscal eletrônico — é esse preenchimento que o Sistema de Apuração Assistida (SAA) usa para saber que o débito daquela operação está suspenso.

• Grupo da venda governamental (gCompraGov): identifica a operação como fornecimento ao setor público, nas duas etapas.
• Código da etapa (tpOperGov): 1 na medição ou na entrega — pagamento pendente —, e 2 no recebimento — pagamento efetuado.
• Data prevista de entrega (dPrevEntrega): obrigatória na primeira etapa — vincula a operação ao período de apuração correto.
• Grupo de tributação da venda governamental (gTribCompraGov): obrigatório nas duas etapas — é o que detalha o IBS e a CBS em cada documento.

A omissão ou o preenchimento incorreto desses campos gera o que o sistema trata como um falso positivo de débito: o SAA entende que o imposto já é devido e cobra a empresa antes de ela ter recebido o pagamento do órgão público.

Como o imposto é dividido entre os entes públicos

O art. 473 da Lei Complementar nº 214/2025 determina que, nas vendas e nas prestações de serviço ao setor público, toda a carga tributária do IBS e da CBS seja direcionada ao ente que está contratando — a chamada Regra da Destinação Integral. O sistema não apenas deixa de cobrar a parcela das esferas que não estão contratando: ele também eleva a alíquota da esfera contratante, para que a soma continue correta.

A regra dos consórcios públicos vem da Lei Complementar nº 227/2026 — o faturamento deve observar o CNPJ do consórcio. E essa redistribuição não se aplica a compras presenciais (de balcão) nem a dispensas de licitação de pequeno valor (§ 2º do mesmo artigo) — nesses casos vale a regra geral de tributação por destino, sem concentração numa única esfera.

Quem fica de fora dessa regra

Nem toda operação com o setor público segue o regime de caixa. Empresas públicas e sociedades de economia mista — como Petrobras, Banco do Brasil e Caixa Econômica Federal — não se enquadram nessa regra: seguem as regras gerais de mercado, no regime de competência normal, ainda que sejam controladas pelo poder público.

Antes de aplicar o regime de caixa a um contrato, vale confirmar a natureza jurídica do órgão contratante: administração direta, autarquia e fundação pública entram na regra; empresa pública e sociedade de economia mista, não.

O que ajustar no sistema da empresa

A conformidade nessas operações depende, sobretudo, da configuração correta do ERP. Algumas recomendações:

• Classificar cada cliente do setor público pela natureza jurídica e pela esfera — União, Estado, Município ou consórcio —, já que é essa classificação que define a alíquota aplicada e se a operação entra ou não no regime de caixa.
• Configurar o sistema para reconhecer o CNPJ do órgão público e disparar automaticamente o preenchimento dos grupos da venda governamental, sem depender de um lançamento manual em cada documento.
• Vincular a emissão do documento fiscal do recebimento diretamente à baixa do título em Contas a Receber, para que ela também não dependa de lançamento manual.
• Conferir se os grupos de informações da venda governamental estão preenchidos nos dois documentos — o da medição ou entrega e o do recebimento —, para evitar inconsistências na apuração.
• Automatizar o reajuste da alíquota na segunda etapa, para refletir o percentual vigente na data do pagamento, e não o da medição ou da entrega.
• Acompanhar separadamente os eventos que dizem respeito ao controle do comprador, como atualizações na previsão de entrega: eles não mudam a obrigação da empresa fornecedora, que continua sendo declarar o imposto quando o pagamento é recebido.

Dúvidas frequentes

O que acontece se o sistema não acompanhar o recebimento

O maior risco dessa mudança não é fiscal, é operacional: ele mora na configuração do sistema.